Als HR & Payroll Coordinator ben je verantwoordelijk voor een correcte en tijdige payroll- en personeelsadministratie voor verschillende Belgische entiteiten binnen Equine Care Group. Daarnaast werk je mee aan uiteenlopende HR-processen en projecten die bijdragen aan verdere harmonisatie, compliance en efficiëntie binnen onze Belgische organisatie.

Je combineert een sterke payrollbasis met een brede operationele HR-rol. Je werkt nauw samen met de HR Director, managers, medewerkers, het sociaal secretariaat en andere externe partners.

Over de rol

Payroll en personeelsadministratie

• Je bereidt de maandelijkse payroll voor, coördineert deze en voert de nodige controles uit.
• Je verzamelt en verwerkt alle payrollinput en stemt deze af met het sociaal secretariaat.
• Je controleert loonberekeningen, loonbrieven en payrolloutput en volgt eventuele correcties op.
• Je beheert de administratie rond indiensttredingen, uitdiensttredingen, afwezigheden en extralegale voordelen.
• Je beantwoordt vragen van medewerkers en managers over loon, voordelen, afwezigheden en sociaalrechtelijke onderwerpen.
• Je houdt personeelsgegevens, digitale personeelsdossiers en payrollsystemen correct en actueel.

Onboarding en offboarding

• Je maakt arbeidsovereenkomsten, bijlagen en addenda op en volgt deze administratief op.
• Je zorgt voor de aansluiting bij de hospitalisatieverzekering, groepsverzekering en andere voordelen.
• Je coördineert de administratieve en praktische opstart van nieuwe medewerkers.
• Je bereidt uitdiensttredingen voor en volgt de bijbehorende documenten en dossiers op, waaronder C4-documenten en vakantieattesten.

Werving en selectie

• Je voert eerste cv-screenings uit en volgt kandidaten administratief op.
• Je stemt met hiring managers af over profielen, het selectieproces en loonvoorstellen.
• Je maakt vacatures op en publiceert deze via de meest geschikte kanalen.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van loonvoorstellen en contracten voor geselecteerde kandidaten.

HR-processen en projecten

• Je bent een toegankelijk en professioneel aanspreekpunt voor medewerkers en managers.
• Je maakt HR-documenten op en volgt aanvragen rond thematische verloven en andere personeelsdossiers op.
• Je helpt HR-processen en procedures uitwerken, documenteren en implementeren.
• Je neemt zelfstandig ad-hocprojecten en operationele HR-dossiers op.
• Je helpt verbeteringen realiseren op het vlak van efficiëntie, harmonisatie en compliance.

Sociale wetgeving, preventie en welzijn

• Je volgt wijzigingen in de Belgische sociale wetgeving op en vertaalt deze naar correcte HR- en payrollprocessen.
• Je bewaakt de toepassing van sociaalrechtelijke regels binnen payroll, contracten, voordelen, afwezigheden en uitdiensttredingen.
• Je organiseert medische onderzoeken en volgt arbeidsongevallen, ziektedossiers en langdurige afwezigheden op.
• Je stemt waar nodig af met het sociaal secretariaat en andere interne en externe partners.

Contractadministratie

Je ondersteunt ook de contract- en personeelsadministratie voor dierenartsen, interns en studenten. Dit omvat onder andere de opmaak en opvolging van contracten en bijlagen, diploma-erkenningen, aansluitingen bij de Orde en aansprakelijkheidsverzekeringen, waar van toepassing.

Wie ben jij?

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in Human Resources, Bedrijfskunde, Sociaal Werk of een vergelijkbare richting, of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minstens 3 tot 5 jaar relevante ervaring in een generalistische HR-rol.
• Je hebt praktische ervaring met payroll- en personeelsadministratie.
• Je beschikt over een goede kennis van de Belgische sociale wetgeving en payrollregelgeving.
• Je hebt ervaring met HRIS-, tijdsregistratie- en payrollsystemen.
• Je werkt vlot met Microsoft Office en hebt een goede kennis van Excel.
• Je communiceert professioneel in het Nederlands en Engels.
• Ervaring binnen een groeiende, veranderende of multi-entiteitenomgeving is een bijkomende troef.

Je bent nauwkeurig, analytisch en kwaliteitsgericht. Ook tijdens drukke payrollperiodes blijf je gestructureerd werken en bewaak je deadlines. Je behandelt vertrouwelijke personeels- en looninformatie discreet en integer.

Daarnaast ben je communicatief, servicegericht en oplossingsgericht. Je neemt verantwoordelijkheid voor je dossiers, werkt zelfstandig en escaleert tijdig wanneer je risico’s, fouten of onduidelijkheden vaststelt.

Wat wij je bieden

• De kans om actief bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van ECG in een groeiende en boeiende sector.
• Een brede HR-rol met een sterke focus op payroll en personeelsadministratie.
• Veel afwisseling tussen operationele dossiers, medewerkersvragen en HR-projecten.
• De mogelijkheid om mee te bouwen aan efficiënte en geharmoniseerde HR-processen.
• Een functie met verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig ownership te nemen.
• Nauwe samenwerking met de HR Director en verschillende interne en externe stakeholders.